Mevzuat.com

Mevzuat ve Yargı İçtihatları İçin Başvuru Kaynağı


   

Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

Dokümanın Başlığı
:
Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği
Kanun / Karar No
:
Kabul Tarihi
:
1 Kasım 9999
Resmi Gazete Tarihi
:
8 Ocak 2005
Resmi Gazete Sayısı
:
0
Resmi Gazete Görüntüsü
:


GebzeYüksek Teknoloji Enstitüsünden:

Gebze Yüksek TeknolojiEnstitüsü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam,Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

Madde 1 -BuYönetmeliğin amacı, Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ileilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini,herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlaraltında korunmalarının teminini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin,gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini,muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usül veesasları düzenlemektir.

Bu Yönetmelik Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsünün tüm birimlerini kapsar.

Dayanak

Madde 2 -BuYönetmelik 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı "Mahafazasına Lüzum KalmayanEvrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde KararnameninDeğiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" hükümlerine dayanılarakhazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3 -BuYönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatınıilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerindenonbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, enstitü birimlerininişlemleri sonucunda teşekkül eden ve enstitü tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi,siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gerekenbelgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya,bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri,iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik her hangibir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrinahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlüyazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film,ses ve görüntü kaseti, bilgisayar disketleri, CD'ler ile bunlarınkullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri vemalzemeyi,


>b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlübelge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfınıkazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyetsicil dosyaları, Enstitünün , gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet vemilletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarasıantlaşmalar gibi belgeleri,

c) Birim Arşivi: Enstitünün görev ve faaliyetleri sonucukendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif birbiçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirlibir süre saklandığı;

1) Rektörlük'de; Daire Başkanlıkları ile Rektöredoğrudan bağlı birimler düzeyinde,

2) Akademik Teşkilat'da;Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Araştırma ve Uygulama Merkezi Başkanlık veMüdürlükleri düzeyinde ayrı ayrı teşkil olunan arşivleri,

d) Enstitü Arşivi: Enstitünün merkez teşkilatı içindeyer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazarandaha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Enstitü: Gebze Yüksek TeknolojiEnstitüsünü,

f) Rektörlük: Gebze YüksekTeknoloji Enstitüsü Rektörlüğünü,

g) Akademik Teşkilat: Dekanlıklar,Enstitü Müdürlükleri, Araştırma ve Uygulama Merkezi Başkanlık veMüdürlüklerini,


>h) Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğü: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü

ifade eder.

İKİNCİBÖLÜM

ArşivMalzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Enstitü

ArşivindeSaklanması ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Madde 4-Rektörlük, gerek birim arşivlerinde gerekse Enstitüarşivinde bulunan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgiliolarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, subaskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gereklitedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürmecihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumdabulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde rutubetin%50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için,rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defamikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekteedilmesinden,

f) Işık ve havalandırmatertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Sıcaklığın mümkün olduğu kadarsabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından

sorumludur.


>Enstitü ve Birim Arşivleri

Madde 5-Enstitü bünyesinde uzun bir süre saklanacak arşivmalzemesi ve arşivlik malzeme için bir "Enstitü Arşivi", belirli birsüre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri" kurulur.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 6-Birimler elinde bulunan ve işlem gördüğü dönemde gizlikabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Enstitü arşivinegeçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğininkaldırılmasına ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararverilir.

Arşivlerden Yararlanma

Madde 7-Arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle arşivdışına çıkarılamaz. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetingörülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örneklerverilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgilidairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 8-Üniversite arşivindeki araştırmaya açık arşivmalzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması,yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda; 31/01/2002tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren"Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veyaYabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar"latespit edilen hükümler uygulanır.


>ÜÇÜNCÜBÖLÜM

BirimArşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 9-Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlikmalzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenlerve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlarşeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşivedevredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiğiyıl),

c) Konu ve işlemitibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindekikronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır. Ekler için de,aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,

esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kaide olarak; sicil dosyaları, sicilnumarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır vearşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlikmalzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türünegöre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde - alfabetik, numerik,kronolojik, şematik, coğrafi ve benzeri - hazırlanır ve arşiv yerleştirmesiyapılır.


>İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyankamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampamürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme,arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye, "GizliliğiKaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde10 -Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme,uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemeninişlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri"veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama,tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynımahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdekikayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunanevrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine,devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, aitolduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanmasıdüşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin,zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veyazarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının,ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göredüzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerininkapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfalarının ve eklerininyırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına

bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birimpersoneli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde11-İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarakeksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisindebirim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içinde devrinde, belirlibir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili ünitelerarasında mutabakat sağlanır.

Teslim işlemleri birim arşivpersoneli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine,uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde12 -Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde13 -Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğütarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Birim arşivlerinde beklemesüresini tamamlayan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, aynı düzende Enstitüarşivine teslim edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde14 -Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5(bir-beş) yıldır.

Birim ArşivindenYararlanma

Madde 15 -Birimlerce,gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamakkaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosyainceleme sonunda geri verilir.

Birim ArşivindeAyıklama ve İmha

Madde 16 -Birimarşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleriEnstitü arşivinde yapılır.

Enstitü Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 17 -Birimarşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "EnstitüArşivine Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, bu Yönetmeliğin 10 uncumaddesi hükümlerine göre uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksikleri varsatamamlanır.

Enstitü ArşivineDevretme

Madde 18 -Birimarşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleriveya föyler ile birlikte Enstitü arşivine devredilir.

Enstitü ArşivindeAyıklama ve İmha

Madde 19 -Enstitüarşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin dört ve beşincibölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

Bu Yönetmeliğin 21 inci maddesinde açıklandığı üzere,Enstitü arşivinde yapılacak kesin tasnif; dosya ve kutu gruplarınınhazırlanması, Enstitü arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklamaişlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Madde 20 -Enstitüarşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damgakullanılmak kaydıyla "Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü Arşivi"damgası ile damgalanır. Damga evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerinise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynışekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşivmalzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

MalzemeninEnstitü Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 21 -Arşivlik malzeme(ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebetbiçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla(Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivleredevredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerde ait olduğubirimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerineait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri, sırasıyla aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Önce, her birime ait evrak, tek tek elden geçirilerekayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdekiteşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi,Enstitünün genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesintasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonrayapılır.

b) Teşkilat kodlarının tespiti,uygulanması veya yeni kurulan birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayırımı yapılan evraktan, konuve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir arayagetirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evraktanayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadanibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek veaidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprakve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1 (bir)'den başlamak üzeresıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asılevrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra, birimleri tespitedilmiş olan evrak, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre,kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önünealınır:

(1) Kronolojik sıralama işlemi,küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın,kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

(2) Üzerinde yalnızca"ay" olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısıgibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna,toplu olarak koyulur.

(3) Üzerinde gün ve ay olmayıp,sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna koyulur.

(4) Üzerinde yazılı bir tariholmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılınayı ve günü belli olmayan evrakları arasına koyulur.

e) Ayırma neticesinde arşivmalzemesinin ait olduğu, başkanlığa kadar daha önceden belirlenmiş kodlarınıihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1) evrakın önyüz alt bölümüne, siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yerdamgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden,bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yeralır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "DosyaNumarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemledoldurulur.

"Kutu Numarası"bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konulacağı kutuya verilecekmüteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası"bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası"bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarasıyazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1 (bir)'den başlamaküzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğüsağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, "KutuNumarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası"bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkeplikalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine,o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı DökümFormu" (Ek:2) konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayısağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veyaklasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilenkodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgilerkaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3);"Dosya Numarası" hanesine, birkutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlemYılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de,kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı"kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariylekendi arasında müteselsil numara almış olan evrak için, kutu etiketleri iledosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına,dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakın almış olduğumüteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuruolması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesininaltında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları,dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemitamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriylebirlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosyagömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) koyulmuş olarak,gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planınauygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar dadahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıradahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, soltaraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her rafgrubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depogirişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesidenilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film,fotoğraf, plak, ses ve görüntü kaseti, disket, CD vb.) tasnifi, değişik sistemve işlemlere göre yapılır.

Elektronik Ortamlarda KaydedilenArşiv Malzemesi

Madde 22 -Elektronikortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanlarınkaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veyabenzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle saklanır.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşivişlemlerinde diğer malzemeler için uygulanan hükümler aynen geçerlidir.

MalzemeninEnstitü Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 23 -Arşivmalzemesinin Enstitü arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri, birimarşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

MalzemeninEnvanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 24 -Enstitüarşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasınıkolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır,katalogları hazırlanır.

Devlet ArşivleriGenel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 25 -Enstitüarşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet ArşivleriGenel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak"Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5) varsa kayıtdefterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devirişlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecekformatlara uyulur.

Arşiv MalzemesiDevir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 26 -Aynı türarşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesibulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) "Birimi" bölümüne;arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne;dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntükaseti, ses kaseti, damga ve benzeri olduğu,

c) "İşlem yılı" bölümüne;arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat kodu"bölümüne; her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmetkodları, yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de kutu vedosya numarası,

e) "Envanter sıranumarası" bölümüne; ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgiliolarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem Tarihi"bölümüne; evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne;evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi"bölümüne; evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltılmasıile gösterilir.)

ı) "Konusu" bölümüne; oevrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) "Adedi" bölümüne;dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer türbelgeler için toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne;yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgiliolarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrak sıra numarası"bölümüne; evrakın dosya içindeki sıra numarası

yazılır.

DÖRDÜNCÜBÖLÜM

MuhafazasınaLüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklamave İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde27 -Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları bellisürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine görelüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, bu Yönetmeliğin28 inci maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemedebelirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veyadavanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmhaEdilecek Malzeme

Madde28 -İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşittekid yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya bir başkateknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi veya özel her çeşitzarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),

d) Adli ve idari yargı organlarıile Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen vegenellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşitkağıtlar, Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü'ne zimmet karşılığında verilenevrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e) Bilgi toplamak amacıyla yapılanve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları,istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar vebenzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılanyazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taalluk etmeyip, sadecedaha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

h) Bir örneği takip veyasaklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşitrapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

ı) Ünite, daire, kurum vekuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan; ilgili ünite, daire, kurum vekuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

i) Bir ünite, daire, kurum vekuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum, ve kuruluşlara sadecebilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,asıl ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgilimütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

j) Dış kuruluşlardan bilgi içingelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzemeile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane vedokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına vemuhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuatveya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden eldetutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeritalepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemitamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklifyazılarının fazla kopyaları,

m) Çalışma raporlarının fazlakopyaları,

n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle,ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

o) Kanun, tüzük ve yönetmelikicabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı vebenzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuşbulunan yazışmalar,

ö) İsimsiz, imzasız ve adresibulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

p) Bilgi için gönderilmiş yazılar,müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

r) Personel defter devam veçizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevkformları,

s) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihantutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyurucetvelleri,

ş) Görev talepleri ve cevapyazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar,

t) Daireler arası müteferrikyazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

u) Vatandaşlardan gelen istek,teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

ü) Davetiyeler, bayram tebriklerive benzerleri,

v) İstifade edilmesi, onarılması veyeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

y) Her türlü cari işlemlerdegüncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile yukarıda,genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmelersonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ilebenzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan,muhafazasına lüzum görülmeyenlerin

imhasına Enstitü bünyesindekurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

Enstitü Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde29 -Birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına vemuhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Enstitüarşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemeninayıklanmasına öncelik verilir.

Enstitü arşivi ayıklama ve imhakomisyonları; çeşitli sebeplerle zamanında Enstitü arşivine intikalettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivindeayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Enstitü arşivineintikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde30 -Enstitü arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleriiçin, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlubirim amirinin veya Enstitü arşiv sorumlusunun başkanlığında; Enstitüarşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imhaedilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrakyönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi vetecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 (beş) kişilik "Enstitü ArşiviAyıklama ve İmha Komisyonu" Rektör onayı ile kurulur. Kütüphane veDokümantasyon Daire Başkanı veya belirleyeceği kişi veya kişiler de bukomisyona asli üye olarak katılır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde31 -Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen hertürlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ileyapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 35 inci maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde32 -Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayıbaşında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzumgörülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamayatabi tutarlar.

Komisyonlar üye tam sayısı iletoplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, sözkonusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme, sonrakiyıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

BEŞİNCİBÖLÜM

İmhaİşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde33 -Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasınakarar verilen malzeme, özelliklerine göre; birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti,aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası imha edileceği yıl, dosya planıesas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde34 -İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre;teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıranumarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesihazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleritarafından imzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde35 -Enstitü arşivinde hazırlanan imha listeleri, DevletArşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Rektör onayı ilekesinleşir.

İmha Şekilleri

Madde36 -İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüpokunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesiolarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 37 -İmha edilecekmalzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarındanayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

Madde 38 -İmha işlemidüzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imhakomisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 39 -İkişer nüsha olarakhazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar,aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisibirim, ikincisi Enstitü arşivinde muhafaza edilir.

Listeler, denetime hazırvaziyette 10 (on) yıl süreyle saklanır.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Faaliyet Raporu

Madde 40 -Rektörlük, yıliçindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, "08/08/2001 tarih ve24487 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri HakkındaYönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan"Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocakayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Görev ve Sorumluluk

Madde 41 -Gebze YüksekTeknoloji Enstitüsü arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesinden, İdari veMali İşler Dairesi Başkanlığı sorumludur.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 42 -Bu Yönetmeliktehüküm bulunmayan hallerde, 16/05/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete'deyayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

Madde 43 -23/01/1995 tarihlive 22180 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Gebze Yüksek TeknolojiEnstitüsü Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" yürürlüktenkaldırılmıştır.

Yürürlük

Madde 44 -Bu Yönetmelikyayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 45 -Bu Yönetmelikhükümlerini Gebze Yüksek Teknoloji Enstitüsü Rektörü yürütür.

GYTEARŞİV YÖNETMELİĞİNİN EKLERİ.doc



SORUMSUZLUK BEYANI: Mevzuat.com başta Resmi Gazete olmak üzere çeşitli kaynaklardan içerik temin etmektedir. Bu içeriğin temini sırasında ve sonrasında Mevzuat.com'da yer alan bilgilerde: yanlışlıklar, hatalar, eksiklikler bulunabilir; eklemeler, çıkartmalar, güncellemeler, parçalara ayırmalar, içeriğin bölünmesi, format değişiklikleri, özetlemeler, yazılım/kod ilavesi, yapılmış olabilir; bilgiler güncel olmayabilir. Mevzuat.com hiçbir şeyi garanti etmemektedir, sorumluluk almamaktadır. Hangi sebeple olursa olsun Mevzuat.com'un ve içeriğinin kullanımı sebebiyle doğabilecek zararlardan Mevzuat.com, Mevzuat.com'un sahipleri ve çalışanları sorumlu değildir. Mevzuat.com'un ve içeriğinin kullanımı tamamen kullanıcının / ziyaretçinin vs. isteğine bırakılmıştır ve oluşabilecek zararlardan ve her türlü riskten söz konusu kullanıcılar / ziyaretçiler vs. sorumludur. Mevzuat.com kullanıcıları / ziyaretçileri vs., Mevzuat.com'u ve içeriğini kullandığı an bu koşulları ve sorumsuzluk beyanını baştan itibaren koşulsuz kabul etmiş sayılır. Bu koşulları ve sorumsuzluk beyanını kabul etmiyorsanız Mevzuat.com'u ve içeriğini hiçbir şekil ve surette kullanmayınız, kullandıklarınızı imha ediniz ve siteyi hemen terk ediniz. Mevzuat.com bu beyanı değiştirme hakkını elinde tutar. (Son güncelleme tarihi: 5 Nisan 2018)