Mevzuat.com

Mevzuat ve Yargı İçtihatları İçin Başvuru Kaynağı


   

Süleyman Demirel Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

Dokümanın Başlığı
:
Süleyman Demirel Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği
Kanun / Karar No
:
Kabul Tarihi
:
1 Kasım 9999
Resmi Gazete Tarihi
:
8 Ocak 2005
Resmi Gazete Sayısı
:
0
Resmi Gazete Görüntüsü
:


Süleyman Demirel Üniversitesinden:

SüleymanDemirel Üniversitesi Arşiv

Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak veTanımlar

Amaç

Madde 1 -BuYönetmeliğin amacı, Süleyman Demirel Üniversitesi merkez ve taşra teşkilatıbirimlerinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecekarşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı, bunlarınkayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve millimenfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve biliminhizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeninayıklama ve imhasına dair usül ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 -Bu YönetmelikSüleyman Demirel Üniversitesi merkez ve taşra teşkilatı birimlerini kapsar.

Dayanak

Madde 3 -Bu Yönetmelik28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı "Muhafazasına LüzumKalmayanEvrak ve MalzemeninYok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek KabulüHakkında Kanun" hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 -BuYönetmelikte geçen;

a) ArşivMalzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihiüzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonucabağlanmış olup üniversite birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül eden veüniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi,siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gerekenbelgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya,bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri,iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik her hangibir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrinahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlüyazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film,ses ve görüntü kaseti, bilgisayar disketleri, CD'ler ile bunlarınkullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri vemalzemeyi,


>b)Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zamanbakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihiüzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Üniversitenin, gerçekve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiğiikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar gibi belgeleri,

c) BirimArşivi: Üniversitenin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül edenve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımıiçerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı;

1)Rektörlük'de; Daire Başkanlıkları ile Rektöre doğrudan bağlı birimlerdüzeyinde,

2)Akademik Teşkilat'da; Dekanlıklar,Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri, Araştırma Merkezi Müdürlüklerive Devlet Konservatuvarı Müdürlüğü düzeyinde,

ayrı ayrıteşkil olunan arşivleri,

d)Üniversite Arşivi:Üniversitenin merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşivmalzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun sürelisaklandığı merkezi arşivi,

e)Üniversite: Süleyman Demirel Üniversitesini,

f)Rektörlük: Süleyman Demirel Üniversitesi Rektörlüğünü,

g) MerkezTeşkilatı: Rektörlük merkezinde bulunan hizmet birimleri ve akademikteşkilatını,

h) TaşraTeşkilatı: Rektörlük merkezi dışında bulunan hizmet birimleri ve akademikteşkilatını,


>ı)Akademik Teşkilat: Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri,Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüklerini,

i) DevletArşivleri Genel Müdürlüğü: Başbakanlık DevletArşivleri GenelMüdürlüğünü,

ifadeeder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ileArşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Üniversite

Arşivinde Saklanması veYararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Madde 5 -Rektörlük,gerek birim arşivlerinde gerekse üniversite arşivinde bulunan arşiv malzemesiile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın,hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerinekarşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangınakarşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışırdurumda bulundurulmasından,

c) Arşivinher bölümünde rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazlarutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerinkullanılmasından,

e) Yıldaen az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşivdepolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık vehavalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g)Sıcaklığın mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında)tutulmasından,


>sorumludur.

Üniversite ve Birim Arşivleri

Madde 6 -Rektörlükmerkezinde uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme için bir"Üniversite Arşivi"; Rektörlük merkez ve taşra birimlerinde ise,belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birer "Birim Arşivi"kurulur.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 7 -Birimlerelinde bulunan ve işlem gördüğü dönemde gizli kabul edilmiş ve halen buözelliğini koruyan arşiv malzemesi, üniversite arşivine geçtikten sonra dagizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılmasına ilgilibirimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe karar verilir.

Arşivlerden Yararlanma

Madde 8 -Arşivmalzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşiv dışına çıkarılamaz. Ancak,Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkınkorunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir ya damahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerincegörevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 9 -Üniversitearşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki vehükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerininverilmesi hususunda 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar KuruluKararı ile yürürlüğe giren; "Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmakİsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek ve TüzelKişilerin Tabi OlacaklarıEsaslar"la tesbit edilen hükümler uygulanır.


>ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek MalzemeninAyırımı ve Hazırlanması

Madde 10 -Her yılınOcak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir.İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasınakarşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırımişlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin vemalzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlemyılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu veişlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyetiçerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihtenbüyük tarihe göre yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıranumarası,

esasalınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak,istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicilnumarası veya isim, esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna görebir yerleştirme yapılır.

Ayrıca,özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, dosya planı da dikkatealınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli birsistem içerisinde (alfabetik, nümerik, kronolojik, şematik, coğrafi ve benzeri)hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.


>İçerisindetamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosyagömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli"damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirmesırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizliliğikaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak,gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde 11 -Ayırımsonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunlukkontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşivedevredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus"Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıranumaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Biraidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıtdefteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilipbirleştirilmediğine,

c) Dosyaiçerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d)Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmişnumaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltliolarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f)Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g)Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önceverilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıpyazılmadığına,

h) İşlemyılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılanföy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı)Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır,eksikler varsa tamamlanır.

Uygunlukkontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelincemüştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 12 -İlgilibirimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarakeksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayıiçerisinde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içindedevrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivinceilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Teslimişlemleri birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlikmalzemenin, birim arşivine devri uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıtdefterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi GerekmeyenMalzeme

Madde 13 -Resmi Gazete,kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi veYerleştirilmesi

Madde 14 -Arşivmalzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdekiasli düzenleri bozulmadan saklanır. Merkez teşkilatı birim arşivlerinde beklemesüresini tamamlayan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme aynı düzende Üniversitearşivine teslim edilir.

Taşrateşkilatı birim arşivlerinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeÜniversite arşivine devredilmez. Bu tür arşivlerdeki malzemenin, buYönetmeliğin 20 nci maddesi hükümlerine göre ayıklama ve imha işlemleriyapıldıktan sonra tasnif ve yerleştirilmesi de 22 nci madde hükümlerine göre yapılır.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 15 -Arşivlikmalzemenin merkez teşkilatı birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri1-5 yıldır.

Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 16 -Birimlerce,gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamakkaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosyainceleme sonunda geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 17 -Merkez birimarşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleriÜniversite arşivinde yapılır.

Ancak,Taşra teşkilatı birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 20nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

Üniversite Arşivine Devredilecek MalzemeninAyrılması

Madde 18 -MerkezTeşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme,"Üniversite Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılarak, buYönetmeliğin 11 inci maddesi hükümlerine göre uygunluk kontrolünden geçirilir.Eksikleri varsa tamamlanır.

Üniversite Arşivine Devretme

Madde 19 -MerkezTeşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme,kayıt defterleri veya föyler ile birlikte Üniversite arşivine devredilir.

Üniversite Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 20 -Üniversitearşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu yönetmeliğin dördüncü vebeşinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

Üniversitearşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması,Üniversite arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabitutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Madde 21 -Üniversitearşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damgakullanılmak kaydıyla "Süleyman Demirel Üniversitesi Arşivi" damgasıile damgalanır. Damga; evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, içkapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde solüst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise,yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi veYerleştirilmesi

Madde 22 -Arşivlikmalzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül vemünasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla(Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivleredevredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlikmalzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlükiçerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir arayagetirilir.

Tasnifişlemleri, şu sırayı takip eder :

a) Önce,her birime ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır.Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebetbiçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, üniversiteningenel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif,muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b)Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan birimler için kodihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayırımıyapılan evraktan, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriylebirlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje vebenzerleri asıl evraktan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ilebirlikte ele alınır.

Birdenfazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak,yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıylakullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Herdosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri,kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine,adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Dahasonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak, kendi içerisinde "gün, ay veyıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken,aşağıdaki hususlar göz önüne alınır :

1)Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birdenfazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usül uygulanır.

2)Üzerinde yalnızca "ay" olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada,evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulunduklarıayın en sonuna, toplu olarak koyulur.

3)Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın ensonuna koyulur.

4)Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklarda, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına koyulur.

e) Ayırmaneticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu, daire başkanlığına kadar dahaönceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv YerDamgası"(Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebikullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"nakadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastikdamganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veyaKlasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak SıraNumarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"KutuNumarası" bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konulacağıkutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"DosyaNumarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsilnumara yazılır.

"EvrakSıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklaraverilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyetve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada,"Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak SıraNumarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmezveya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her birdosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir"Dosya Muhteviyatı Döküm Formu"(Ek:2) konacaktır.

g) İstenenbelgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalariçerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) , sırtlarında bulunanetiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak SıraNumarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde(Ek:3),"Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyalarınilk ve son numaraları ile, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde,dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı"kaydedilir.

Ayrıca,hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numaraalmış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde,"İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakınalmış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada birkolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı"hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu vedosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürecemüteselsil olarak devam ettirilir.

ı) Butasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanterihazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğününmahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütünbu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifitamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4)(veya klasörlere) koyulmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında vemadeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilindeyerleştirilir.

Buyerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerdeise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirmeişlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesindenbaşlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşivdeposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnifsistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur.Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntükaseti, disket, CD vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen ArşivMalzemesi

Madde 23 -Elektronikortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliğitaşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD,disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle saklanır.

Bu türmalzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğermalzemeler için uygulanan hükümler aynen geçerlidir.

Malzemenin Üniversite Arşivinde SaklanmaSüresi

Madde 24 -Arşivmalzemesinin Üniversite Arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri, merkezteşkilatı birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması,Kataloglarının Hazırlanması

Madde 25 -Üniversitearşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasınıkolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır,katalogları hazırlanır.

Devlet Arşivleri Genel MüdürlüğüneDevredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 26 -Üniversitearşivi ve taşra teşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak"Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5) varsa kayıtdefterleri ile birlikte en geç 1 (bir) yıl içinde Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğüne devredilir.

Elektronikortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara uyulur.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve EnvanterFormunun Düzenlenmesi

Madde 27 -Aynı türarşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesibulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a)"Birimi" bölümüne; arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)"Türü" bölümüne; dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf,resim, film, plak, görüntü kaseti, ses kaseti, damga ve benzeri olduğu,

c)"İşlem yılı" bölümüne; arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d)"Teşkilat kodu" bölümüne; her dikdörtgen içine sırasıyla kurum,birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve"dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e)"Envanter sıra numarası" bölümüne; ekleri dışında, evraka teslimdönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f)"İşlem Tarihi" bölümüne; evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g)"Sayı" bölümüne; evraka verilen sayı,

h)"Gizlilik Derecesi" bölümüne; evrakın gizli olup olmadığı (gizlievrak "G" kısaltılması ile gösterilir.)

ı)"Konusu" bölümüne; o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i)"Adedi" bölümüne; dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler içintoplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için toplam adet,

j)"Açıklama" bölümüne; yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecekarşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k)"Evrak sıra numarası" bölümüne; evrakın dosya içindeki sıra numarası

yazılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına LüzumKalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmhaKomisyonları

İmha İşlemine Tabi TutulmayacakMalzeme

Madde 28 -Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun vediğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlugörülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, bu Yönetmeliğin 29 uncumaddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemedebelirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veyadavanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 29 -İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

a)Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları,

b)Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c)Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç)

d)Adli ve idari yargı organları ile Posta İşletmeleri GenelMüdürlüğü ve diğerresmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı,tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, Posta İşletmeleri GenelMüdürlüğüne zimmetkarşılığında verilen evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havalefişleri,

e)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriyekalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel velisteler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f)Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmışörnekleri,

g)Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasınayarayan her türlü ara yazışmalar,

h)Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum vekuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

ı)Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite,daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

i)Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge vebenzerlerinin fazla kopyaları, asıl ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunanraporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya vebenzerleri,

j)Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap vebenzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayanmalzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışındakalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür,sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiylekullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örneklerdışındakilerin tamamı,

k)Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardansonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

l)İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

m)Çalışma raporlarının fazla kopyaları

n)Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlüyazışmalar,

o)Kanun, tüzük ve yönetmelik hükümleri gereği, belli bir süre sonra imhasıgereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine görebelli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

ö)İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

p)Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuçdoğurmayan her türlü yazışmalar,

r)Personel defter devam ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi vermeyazıları, hasta sevk formları,

s)İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları,imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

ş)Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar,

t)Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

u)Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

ü)Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

v)İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak vebenzerleri,

y)Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz olduklarıtakdir edilenler ile yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışındakalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül edenevrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmikıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin

imhasınaÜniversite bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları" ncakarar verilir.

Üniversite Arşivinde Yapılacak Ayıklama veİmha

Madde 30 -Merkez teşkilatı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasınalüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, üniversite arşivindeyapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemeninayıklanmasına öncelik verilir.

Üniversitearşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında üniversitearşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyiilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyiüniversite arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 31 -Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşivhizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birimamirinin veya üniversite arşiv sorumlusunun başkanlığında; Üniversitearşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imhaedilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrakyönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi vetecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 (beş) kişilik bir "ÜniversiteArşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" Rektör onayı ile kurulur. Kütüphane veDokümantasyon Daire Başkanı veya belirleyeceği kişi veya kişiler de bukomisyona asil üye olarak katılır.

Taşrateşkilatı birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi veyürütülmesinden sorumlu birim amirinin başkanlığında; varsa birim arşivsorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerdegörevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecekilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrakyönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5(beş) veya 4 (dört) kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" birimamiri onayı ile kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az3 kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki veSorumlulukları

Madde 32 -Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası,ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, buYönetmeliğin 36 ncı maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının ÇalışmaEsasları

Madde 33 -Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle,ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyonlarüye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşitçıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhasıreddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözdengeçirilebilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 34 -Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilenmalzeme; özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyetiçerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmaküzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 35 -İmha edilecek malzeme için; bunların özelliğine göre teşekkül ettiği birim,yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosyaplanı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmhalisteleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafındanimzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 36 -Üniversite arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğü'nün uygun görüşü alındıktan sonra, Rektör onayı ile kesinleşir.

Taşrateşkilatı birim arşivlerinde hazırlananimha listeleri ise, rektörlüğün uygun görüşüyle fakültelerde Dekanın; enstitü,yüksekokul ile araştırma ve uygulama merkezlerinde ise Müdürün onayı ilekesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

Madde 37 -İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkünolmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarakkullanılmak üzere değerlendirilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 38 -İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından vekarbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalarayrılır.

İmha Tutanağı

Madde 39 -İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak,ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanmasıve Denetleme

Madde 40 -İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarlailgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularakgruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi üniversite arşivindemuhafaza edilir.

Listeler,denetime hazır vaziyette 10 (on) yıl süreyle saklanır.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve SonHükümler

Faaliyet Raporu

Madde 41 -Rektörlük, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 16/5/1988tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlananDevlet Arşiv Hizmetleri HakkındaYönetmelik ekinde yer alan "ArşivHizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocak ayında DevletArşivleri Genel Müdürlüğü'ne gönderir.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 42 -Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılıResmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikhükümleri uygulanır.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

Madde 43 -16/5/1994 tarihli ve 21936 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan SüleymanDemirel Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

Madde 44 -Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 45 -Bu Yönetmelik hükümlerini Süleyman Demirel Üniversitesi Rektörü yürütür.



SORUMSUZLUK BEYANI: Mevzuat.com başta Resmi Gazete olmak üzere çeşitli kaynaklardan içerik temin etmektedir. Bu içeriğin temini sırasında ve sonrasında Mevzuat.com'da yer alan bilgilerde: yanlışlıklar, hatalar, eksiklikler bulunabilir; eklemeler, çıkartmalar, güncellemeler, parçalara ayırmalar, içeriğin bölünmesi, format değişiklikleri, özetlemeler, yazılım/kod ilavesi, yapılmış olabilir; bilgiler güncel olmayabilir. Mevzuat.com hiçbir şeyi garanti etmemektedir, sorumluluk almamaktadır. Hangi sebeple olursa olsun Mevzuat.com'un ve içeriğinin kullanımı sebebiyle doğabilecek zararlardan Mevzuat.com, Mevzuat.com'un sahipleri ve çalışanları sorumlu değildir. Mevzuat.com'un ve içeriğinin kullanımı tamamen kullanıcının / ziyaretçinin vs. isteğine bırakılmıştır ve oluşabilecek zararlardan ve her türlü riskten söz konusu kullanıcılar / ziyaretçiler vs. sorumludur. Mevzuat.com kullanıcıları / ziyaretçileri vs., Mevzuat.com'u ve içeriğini kullandığı an bu koşulları ve sorumsuzluk beyanını baştan itibaren koşulsuz kabul etmiş sayılır. Bu koşulları ve sorumsuzluk beyanını kabul etmiyorsanız Mevzuat.com'u ve içeriğini hiçbir şekil ve surette kullanmayınız, kullandıklarınızı imha ediniz ve siteyi hemen terk ediniz. Mevzuat.com bu beyanı değiştirme hakkını elinde tutar. (Son güncelleme tarihi: 5 Nisan 2018)